E. Bedrijfsvoering

Het realiseren van doelstellingen is mede afhankelijk van een goede sturing en van een goede interne bedrijfsvoering. In deze paragraaf gaan we in op actuele ontwikkelingen op het terrein van de bedrijfsvoering.

Als vertegenwoordiger van de inwoners van onze gemeente heeft de gemeenteraad een kaderstellende en controlerende rol. Met deze begroting stelt de raad voor 2026 vast welke doelen de gemeente nastreeft, de maatregelen die daarvoor worden genomen en de middelen (personeel en geld) die hiervoor beschikbaar zijn. Via de twee bestuursrapportages kan hierop gecontroleerd en bijgestuurd worden.

In 2024 was er sprake van een afwijking van de begroting van € 9,2 miljoen. Hiervan was € 8,3 miljoen acceptabel conform de financiële verordening en € 0,8 miljoen niet-acceptabel. We zetten in op een scherpere sturing op de budgetten om de hoogte van de afwijkingen (zowel acceptabel als niet-acceptabel) te verminderen. 

Dit hebben we in 2024 en in de eerste helft van 2025 gedaan door de focus te leggen op kosten van personeel en inhuur. Dit resulteerde in een lagere afwijking in 2024 in vergelijking met voorgaande jaren. Met andere woorden: de prognose is verbeterd. In de tweede helft van 2025 en in 2026 zal de focus verlegd worden naar jeugdzorg, toevoegingen aan voorzieningen voor personeel en (oud-)bestuurders en de lasten en baten van specifieke uitkeringen (met name Oekraïne-opvang en de doorstroomlocatie).

Als gemeente leggen we verantwoording af aan onze inwoners. Met de begroting laten we zien wat onze plannen zijn. Door de jaarstukken te presenteren, tonen we wat we hebben bereikt en wat dit heeft gekost. Om te laten zien dat de jaarstukken betrouwbaar zijn, worden twee verklaringen afgegeven: één over rechtmatigheid en één over getrouwheid.

Rechtmatigheid betekent dat alle (financiële) handelingen van de gemeente volgens de wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Getrouwheid betekent dat de jaarstukken een juist en volledig beeld geven van het boekjaar.

Sinds 2023 legt het college van burgemeester en wethouders aan de raad verantwoording af over rechtmatigheid. Dit gaat bijvoorbeeld over de inkoop van goederen, diensten en werken, verstrekken van subsidies en het innen van leges. Wijkt het college af van vastgestelde regels, dan licht zij dit actief toe in de rechtmatigheidsverantwoording. Op deze wijze kunnen raad en college hierover met elkaar het gesprek voeren. De accountant geeft (vanuit extern perspectief) een oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken. Daarbij controleert de accountant óók de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheids-verantwoording.

Kaders
Uw raad stelt jaarlijks het normenkader vast waarbinnen het college verantwoording aflegt over rechtmatig handelen. In de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) van gemeente Brummen staan de kaders van de accountantscontrole vastgelegd.

In boekjaar 2025 hebben we voor het eerste jaar te maken gehad met wettelijk (naar beneden) bijgestelde toleranties voor:

• de accountantscontrole: fouten én onzekerheden gezamenlijk, 2% van totale lasten exclusief toevoeging aan de reserves
• de rechtmatigheidsverantwoording: maximaal 2% van totale lasten exclusief toevoeging aan de reserves.

Voor boekjaar 2026 spannen we ons wederom in om te voldoen aan een goedkeurende accountantsverklaring en binnen de norm van de rechtmatigheidsverantwoording te blijven.

Personeel en Organisatie
De gemeente Brummen werkt vanuit de kernwaarden dichtbij, aandacht, samen en bewust. Hoewel we inmiddels minder direct geraakt worden door de krapte op de arbeidsmarkt bij de werving, vraagt het voldoende kwalificeren van nieuwe instroom en het behouden van gekwalificeerd personeel aandacht. 

We investeren daarom in duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en leren & ontwikkelen. We versterken ons vermogen om toekomstgericht te denken en handelen, onder andere via leerprogramma’s, digitale transformatie en datagedreven werken. Medewerkers worden toegerust om veilig en verantwoord te werken met moderne digitale werkplekken.

We blijven kritisch naar onze taken kijken en durven keuzes te maken: niet alles hoeft erbij, soms moet er ook iets af. Door werk slimmer te organiseren en samenwerking binnen én buiten de organisatie te stimuleren, vergroten we onze slagkracht en wendbaarheid.

Daarnaast willen we structureel en zichtbaar ruimte bieden aan bijzondere doelgroepen, zoals nieuwkomers, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Niet als losse initiatieven, maar als onderdeel van ons personeelsbeleid. 

De gemeente beschikt over een gedragscode integriteit. Deze gedragscode is opgenomen in het Personeelshandboek. De gedragscode is de basis en geldt als minimumkader en is aanvullend op bestaande wet- en regelgeving. In de gedragscode zijn onder andere regels opgenomen over het aannemen van geschenken, melden van nevenwerkzaamheden, gedrag in de privésfeer, et cetera. 
Nieuwe medewerkers en inhuurkrachten zijn verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Na indiensttreding wordt de ambtseed of -belofte afgenomen en uitleg gegeven over de gedragscode. Er wordt ook casuïstiek behandeld. Ingehuurde personeelsleden tekenen een geheimhoudingsverklaring.

De totale aflossing mag niet hoger zijn dan 20% van de begroting van het betreffende jaar. In 2026 verwachten wij dit niet te overschrijden.

Data gedreven werken
Data gedreven werken is een innovatieve en strategische ontwikkeling die voor inwoners, bedrijven, overheden, organisaties en de samenleving als geheel veel voordelen kan bieden. Data kunnen worden gebruikt om meer kennis en inzicht te verwerven en meer gefundeerde beslissingen te nemen, met als doel de organisatie te verbeteren of innoveren. Bovendien maakt data gedreven werken de dienstverleningsprocessen inzichtelijker en kunnen we deze monitoren en bijsturen. Data zijn daardoor ondersteunend, zo niet noodzakelijk bij een goede bedrijfsvoering. Onze organisatie heeft al een eerste stap gezet richting data gedreven werken, maar er is nog veel ruimte voor verdere ontwikkeling. Met gerichte datapilots, zoals de Monitor Sociaal Domein, gaan we onze fundamentele (data)kennis opbouwen, datatoepassingen ontwikkelen en verkrijgen we beter inzicht in wat organisatorisch en financieel op de lange termijn nodig is.
 
Digitaal archief
Het juist vastleggen en toegankelijk houden van de digitale informatie wordt steeds meer noodzakelijk in onze dagelijkse werkzaamheden. We spreken dan niet alleen over het zaaksysteem, maar ook over andere backoffice applicaties waarin zaakgericht gewerkt en gearchiveerd wordt. De juiste informatie moet teruggevonden kunnen worden door de juiste personen op het juiste moment. Daarnaast wordt het door het juist vastleggen van die informatie het ook mogelijk om managementinformatie te genereren, wat weer van belang is voor data gedreven werken en -sturen. Deze werkwijze wordt de norm in een digitale- en data gedreven toekomst. De focus zal daarom niet alleen liggen in technische ontwikkelingen, maar ook in hernieuwde werkafspraken, houding en gedrag en de sturing daarop.

Archiveren by design is de basis van zaakgericht werken en alle informatiewetten die de komende jaren in werking treden. Archiveren begint al bij de aanbesteding en later de inrichting van een nieuwe applicatie waarin informatie verwerkt wordt. E-formulieren zullen aan de basis staan van het digitaal archiveren en dragen bovendien bij aan een betere digitale dienstverlening.

Intussen is er een e-depot beschikbaar bij het Regionaal Archiefcentrum Zutphen (hierna RAZ). Op dit moment staan daar voornamelijk bouwdossiers, maar in de toekomst zullen ook onze overige te bewaren zaakdossiers naar dit e-depot gebracht worden. Momenteel werken we toe naar de afronding van het project digitalisering bouwdossiers. We zoeken naar een oplossing waardoor we dit met eigen personeel op een lager tempo kunnen doorzetten. Daarmee hopen we kosten te drukken, zonder dat dit project een te vroeg afgebroken moet worden.