E. Bedrijfsvoering

Het realiseren van doelstellingen is mede afhankelijk van een goede sturing en van een goede interne bedrijfsvoering. In deze paragraaf gaan we in op actuele ontwikkelingen op het terrein van de bedrijfsvoering.

Als vertegenwoordiger van de inwoners van onze gemeente heeft de gemeenteraad een kaderstellende en controlerende rol. Middels deze begroting stelt de raad vast voor 2025 welke doelen de gemeente nastreeft, de maatregelen die daarvoor worden genomen en de middelen (personeel en geld) die hiervoor beschikbaar zijn. Via de twee bestuursrapportages kan hierop gecontroleerd en bijgestuurd worden.

Bij het vaststellen van de Perspectiefnota 2025-2028 heeft uw raad gekozen voor scenario 1: scherp op de wind varen en er op voorhand van uit gaan, dat  steeds vacatures open zullen blijven staan en dientengevolge niet al het aangekondigde beleid kan worden ingevuld. En vervolgens dit 'voordeel' inboeken.  Deze methode van ramen houdt in dat de omvang van de uitgaven stringent zal moeten worden bewaakt, en dat de tussentijdse rapportages gedurende het jaar in belang verder zullen toenemen. 

Als gemeente leggen we verantwoording af aan onze inwoners. Met de begroting laten we zien wat onze plannen zijn. Door de jaarstukken te presenteren, tonen we wat we hebben bereikt en wat dit heeft gekost. Om te laten zien dat de jaarstukken betrouwbaar zijn, worden twee verklaringen afgegeven: één over rechtmatigheid en één over getrouwheid.

Rechtmatigheid betekent dat alle (financiële) handelingen van de gemeente volgens de wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Getrouwheid betekent dat de jaarstukken een juist en volledig beeld geven van het boekjaar.

Sinds 2023 legt het college van burgemeester en wethouders aan de raad verantwoording af over rechtmatigheid. Dit gaat bijvoorbeeld over de inkoop van goederen, diensten en werken, verstrekken van subsidies en het innen van leges. Wijkt het college af van vastgestelde regels, dan licht zij dit actief toe in de rechtmatigheidsverantwoording. Op deze wijze kunnen raad en college hierover met elkaar het gesprek voeren. De accountant geeft (vanuit extern perspectief) een oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken. Daarbij controleert de accountant óók de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheids-verantwoording.

Kaders
Uw raad stelt jaarlijks het normenkader vast waarbinnen het college verantwoording aflegt over rechtmatig handelen. In de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) van gemeente Brummen staan de kaders van de accountantscontrole vastgelegd.

Personeel en Organisatie
De gemeentelijke organisatie werkt vanuit de kernwaarden dichtbij, aandacht, samen en bewust.
We hebben te maken met een arbeidsmarkt waar schaarste heerst. Daarom is het noodzakelijk om te werken aan het versterken van onze positie op de arbeidsmarkt. Wat maakt Brummen als werkgever aantrekkelijk en uniek? 

Focus en oplossingsrichtingen
De focus ligt de komende jaren op het in balans brengen en prioriteren van de ambities en zorgdragen voor voldoende personeel met de benodigde kwalificaties. Het is een uitdaging om op een andere manier aan te kijken tegen de personeelskrapte. Tot nu toe was het de reflex dat meer werk/nieuwe taken gelijk staat aan meer mensen.  Er werd onvoldoende gekeken naar wat we niet meer gaan doen, in plaats van het kritisch kijken naar werk dat we niet meer gaan doen. Niet of moeilijk in te vullen vacatures schoven we standaard door naar externen. Meer met elkaar doen kan ook door te sturen op:
-    duurzame inzetbaarheid en vitaliteit;
-    verminderen van verzuim;
-    binden en boeien;
-    innovatie, het werk slimmer organiseren;
-    samenwerken zowel in- als extern wat zorgt voor meer slagkracht;
-    vergroten wendbaarheid en interne mobiliteit. 

Formatiebegroting
In 2024 zijn we gestart met het sturen we op een organisatie brede, vastgestelde fte begroting. Uitbreiding van capaciteit wordt via een vastgesteld proces beoordeeld.  In maandelijkse driehoeksoverleggen tussen HR, financiën en management worden de formatie, de loonsom en inhuurkosten gemonitord.

Voor het jaar 2025 zijn twee wijzigingen op de formatie verwerkt. In de Programmabegroting 2023-2026 is budget geraamd voor de inzet van een jeugdconsulent op scholen. Deze is nu opgenomen in de formatie. Daarnaast is bij de Perspectiefnota 2025-2028 budget geraamd voor beleidscapaciteit voor de Cultuurvisie. Ook deze formatie is toegevoegd.
 
Loonsomontwikkeling
De loonsom over 2025 laat een toename zien van € 362.000 ten opzichte van de loonsom in 2024. De toename van circa € 86.000 voor de jeugdconsulent wordt gedekt door een bestaand budget in programma 3. Voor de extra beleidsformatie voor de Cultuurvisie is in de Perspectiefnota 2025-2028 een budget geraamd. 
De loonontwikkeling in 2024 viel hoger uit dan in de vorige meerjarenraming werd verwacht. Dit werkt door in de loonsom voor 2025. De loonontwikkeling voor 2025 wordt nu verwacht op 4,4%. In het kader van scherper ramen is gekeken naar de uitputting van de loonsom in de voorgaande jaren. Vanwege onderbezetting blijft er jaarlijks geld over. Dit is berekend op 3,9%, of bijna € 680.000, van de loonsom.

De gemeente beschikt over een gedragscode integriteit. Deze gedragscode is opgenomen in het Personeelshandboek. De gedragscode is de basis en geldt als minimumkader en is aanvullend op bestaande wet- en regelgeving. In de gedragscode zijn onder andere regels opgenomen over het aannemen van geschenken, melden van nevenwerkzaamheden, gedrag in de privésfeer, et cetera. 
Nieuwe medewerkers en inhuurkrachten zijn verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Na indiensttreding wordt de ambtseed of -belofte afgenomen en uitleg gegeven over de gedragscode. Er wordt ook casuïstiek behandeld. Ingehuurde personeelsleden tekenen een geheimhoudingsverklaring.

De totale aflossing mag niet hoger zijn dan 20% van de begroting van het betreffende jaar. In 2025 verwachten wij dit niet te overschrijden.

Data gedreven werken
Data gedreven werken is een innovatieve en strategische ontwikkeling die voor inwoners, bedrijven, overheden, organisaties en de samenleving als geheel veel voordelen kan bieden. Data kunnen worden gebruikt om meer kennis en inzicht te verwerven en meer gefundeerde beslissingen te nemen, met als doel de organisatie te verbeteren of innoveren. Bovendien maakt data gedreven werken de dienstverleningsprocessen inzichtelijker en kunnen we deze monitoren en bijsturen. Data zijn daardoor ondersteunend, zo niet noodzakelijk bij een goede bedrijfsvoering. Onze organisatie heeft al een eerste stap gezet richting data gedreven werken, maar er is nog veel ruimte voor verdere ontwikkeling. Met gerichte datapilots, zoals de Monitor Sociaal Domein, gaan we onze fundamentele (data)kennis opbouwen, datatoepassingen ontwikkelen en verkrijgen we beter inzicht in wat organisatorisch en financieel op de lange termijn nodig is.
 
Digitaal archief
Het juist vastleggen en toegankelijk houden van de digitale informatie wordt steeds meer noodzakelijk in onze dagelijkse werkzaamheden. We spreken dan niet alleen over het zaaksysteem, maar ook over andere backoffice applicaties waarin zaakgericht gewerkt en gearchiveerd wordt. De juiste informatie moet teruggevonden kunnen worden door de juiste personen op het juiste moment. Daarnaast wordt het door het juist vastleggen van die informatie het ook mogelijk om managementinformatie te genereren, wat weer van belang is voor data gedreven werken en -sturen. Deze werkwijze wordt de norm in een digitale- en data gedreven toekomst. De focus zal daarom niet alleen liggen in technische ontwikkelingen, maar ook in hernieuwde werkafspraken, houding en gedrag en de sturing daarop.
Archiveren by design is de basis van zaakgericht werken en alle informatiewetten die de komende jaren in werking treden. Archiveren begint al bij de aanbesteding en later de inrichting van een nieuwe applicatie waarin informatie verwerkt wordt. E-formulieren zullen aan de basis staan van het digitaal archiveren en dragen bovendien bij aan een betere digitale dienstverlening.
Intussen is er een e-depot beschikbaar bij het Regionaal Archiefcentrum Zutphen (hierna RAZ). Op dit moment staan daar voornamelijk bouwdossiers, maar in de toekomst zullen ook onze overige te bewaren zaakdossiers naar dit e-depot gebracht worden. We gaan van archiefruimte naar serverruimte. De komende jaren bereiden we ons verder voor om zoveel mogelijke (bouw)dossiers te digitaliseren en aan te bieden via het e-depot. Inwoners en collega’s kunnen dan zelf hun informatie opvragen bij het RAZ.