E. Bedrijfsvoering

Het realiseren van doelstellingen is mede afhankelijk van een goede sturing en van een goede interne bedrijfsvoering. In deze paragraaf gaan we in op actuele ontwikkelingen op het terrein van de bedrijfsvoering.

Als vertegenwoordiger van de inwoners van onze gemeente heeft de gemeenteraad een kaderstellende en controlerende rol. Middels de begroting stelt de raad vast voor welke doelen de gemeente nastreeft, de maatregelen die daarvoor worden genomen en de middelen (personeel en geld) die hiervoor beschikbaar zijn. Via de twee bestuursrapportages kan hierop gecontroleerd en bijgestuurd worden. Vervolgens wordt middels de jaarstukken verantwoording afgelegd door het college over het gevoerde beleid.

Bij het vaststellen van de Perspectiefnota 2025-2028 heeft uw raad gekozen voor scenario 1: scherp op de wind varen. Wanneer er onverwachte tegenvallers waren tijdens het jaar, kunnen deze gedekt worden uit de behoedzaamheidsreserve. Dit jaar is deze reserve ingezet om de effecten van het kostprijsonderzoek jeugd op te vangen. 

Daarnaast is dit jaar de online begrotingsapp gelanceerd. Deze app biedt een gemakkelijke en toegankelijke manier om de stukken te vinden, te doorzoeken en te lezen.

Rechtmatigheid
Bij de verantwoording over de jaarstukken spelen twee begrippen een rol: rechtmatigheid en getrouwheid. Rechtmatigheid houdt in dat de (financiële) handelingen van de gemeente in het boekjaar in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Getrouwheid houdt in dat de jaarstukken een juist en volledig beeld geven van het boekjaar.

Voorheen toetste de accountant de jaarstukken op beide onderdelen en waren deze onderdeel van de controleverklaring van de accountant. Met ingang van boekjaar 2023 legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af over rechtmatigheid. De accountant geeft nog steeds een oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken. Daarmee toetst de accountant ook de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De verandering heeft tot doel om het gesprek over rechtmatigheid te laten plaatsvinden tussen gemeenteraad en college.

De rechtmatigheidsverantwoording over 2025 is opgenomen als onderdeel van de Jaarrekening, toelichting op de baten en lasten. In deze paragraaf bedrijfsvoering benoemen we relevante zaken die samenhangen met de rechtmatigheidsverantwoording, maar die - conform eigen regelgeving of BBV - thuishoren in de toelichting van de paragraaf bedrijfsvoering.

Kaders
Uw raad stelt jaarlijks het normenkader (D468946) vast waarbinnen het college verantwoording aflegt over rechtmatig handelen. Dit heeft uw raad op 20 november 2025 gedaan. In de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) van de gemeente Brummen zijn de kaders van het budgetrecht van uw raad en daarmee ook kaders van rechtmatigheid beschreven. Ten slotte omvat de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) van gemeente Brummen de kaders van de accountantscontrole.

Naleving M&O-beleid
In 2023 hebben we een nieuwe Nota misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. We hebben afgesproken over naleving van het M&O-beleid in deze paragraaf te rapporteren. Misbruik is het opzettelijk verkeerd gebruiken van middelen, regels of macht voor persoonlijk voordeel of om anderen schade te doen. Het kan bijvoorbeeld gaan om het onterecht gebruiken van gemeentegeld of informatie. Oneigenlijk gebruik is het gebruiken van middelen, regels of voorzieningen op een manier waarvoor ze niet bedoeld zijn. Dit gebeurt soms zonder kwade bedoeling, maar het past niet binnen de regels of het beoogde doel.

Het toetsingskader van het M&O beleid kent zijn uitwerking in specifieke regelingen, verordeningen en processen. We hebben risicogebieden geïdentificeerd waarbij we op basis van classificatie (licht, middel, zwaar) beheersmaatregelen definiëren en classificeren. Waar mogelijk toetsen we de opzet, bestaan en werking van het beleid via (verbijzonderde) interne controle. Ten aanzien van 2025 kunnen we hierover het volgende melden:

• Uit de interne controles op de verschillende processen is níet gebleken dat zich situaties hebben voorgedaan waarin eenduidig sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik. We zien dat in de dossiervorming ten aanzien van het vaststellen van identiteit in de processen Jeugd en Wmo we achteraf níet kunnen controleren of controle van identiteit feitelijk heeft plaatsgevonden. In het proces is dit wel opgenomen als essentiële stap, maar bewijs dat dit is gebeurd, is in dossier niet altijd terug te vinden.
• De gemeente Apeldoorn voert op onderdelen werkzaamheden voor de gemeente Brummen uit. Uit de verantwoording hierover blijkt dat in 2025 er voor een bedrag van € 65.310 teruggevorderd is aan bijzondere bijstand.

M&O-beleid vraagt om continu scherp zijn met elkaar. Hebben we de processen goed ingericht? Waar lopen we risico’s? Waar nemen we – omwille van dienstverlening en voorkomen bureaucratie – expliciet een risico? Jaarlijks actualiseren we de processen op dergelijke risico’s. Tegelijkertijd vraagt dit ook om een actieve frauderisicoanalyse. We hadden gepland deze in 2025 uit te voeren. Dat is helaas niet gelukt. Uitvoering staat nu gepland voor laatste kwartaal 2026.

Toelichting fouten boven rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
Ten aanzien van de rechtmatigheid hebben we afgesproken dat we een rapporteringstolerantie hanteren van 0,1% (zijnde €81.600) van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Afwijkingen lichten we toe in deze paragraaf en de rechtmatigheidsverantwoording.

Inkoop
Het gaat om 5 afwijkingen (totaal € 261.543) rond inkoop waarbij we afwijken van de Europese aanbestedingsregels. De onrechtmatigheid als gevolg van inkopen niet Europees aanbesteed kent een omvang van in totaal € 0,26 mln. Deze is ontstaan als gevolg van inkopen bij drie leveranciers. Bij één leverancier hebben we zo de aanbestedingsgrens overschreden. Dit voor een waarde van € 128.535. Met de ze leverancier is inmiddels een raamovereenkomst gesloten waardoor de afname van diensten sindsdien rechtmatig verloopt. Bij een andere leverancier hebben we verschillende diensten afgenomen, waarbij één opdracht de opdrachtwaarde overschreed en bij inzet voor ander werk dit gebeurt is zonder overeenkomst. Tezamen voor een waarde van € 124.357. Bij de inzet van een derde leverancier hebben we in 2024 geen aanbestedingsprocedure gevolgd. Hierdoor is het deel van de opdracht dat in 2025 nog verricht is, onrechtmatig. Dit voor een waarde van € 8.652.

Daarbij zijn er in 27 situaties afwijkingen geconstateerd van de Gids Proportionaliteit. In ons inkoopbeleid hebben we afgesproken deze als leidraad te hanteren. Vergeleken met 2024 (25 situaties) is hier in aantal een minimale stijging in te noteren. Hierin speelt mee dat we bij de beoordeling rekening moeten houden met de historie van vier voorgaande jaren. Een afwijking van de Gids telt daardoor relatief lang mee. Ook kan een verkeerd aanbestede crediteur meerdere afwijkingen van de Gids proportionaliteit hebben. Dit als gevolg van de keuze om een crediteur op te splitsen. Bij de beoordeling moeten we wel rekening houden met deze historie.

Ook zien we dat er regelmatig bij dezelfde partijen wordt ingekocht door diverse afdelingen van de gemeente. Dit kan ontstaan wanneer er met spoed iets ingekocht wordt zónder de inkoopadviseur te raadplegen.

In vijf gevallen is een “position paper” opgesteld. Dit zijn gevallen die niet evident rechtmatig zijn en dus ook afwijken van de gids proportionaliteit. De opdrachten zijn in eerste instantie als onrechtmatig beoordeeld vanuit de interne controle. Op basis van aanvullende toelichtingen en onderbouwingen zijn de opdrachten daarna toch als rechtmatig beoordeeld.

Als we kijken naar de waarde van de onrechtmatigheid met betrekking tot Europese aanbestedingen, zien we sterke verbetering en meer grip op inkoop dan in 2024. In 2024 kenden we nog een onrechtmatigheid van afgerond €1,2 mln. Met over 2025 een onrechtmatigheid van € 0,26mln is dat een daling van 78%. We hebben dit bereikt door de ontwikkeling van inkoop gedurende het jaar actief te monitoren. De rapportages zijn op managementniveau besproken en budgethouders zijn geïnformeerd en actief aangesproken. Ook heeft het team inkoop de zichtbaarheid vergroot. Met ontwikkeling van een training inkoop in 2025 en aangeboden begin 2026, is het bewustzijn vergroot. Een grote slag is ook gemaakt met het proces rond inhuur. Door het inzetten van Flextender als dynamisch aankoopsysteem (DAS) hebben we op het gebied van inhuur geen onrechtmatigheid (meer).

Tegelijkertijd blijft het rechtmatig inkopen een aandachtspunt. Daarop zullen we ook in 2026 blijven investeren. Dit doen we o.a. door opnieuw aanbieden van de training inkoop, periodiek monitoren van de inkoop en aanspreken van budgethouders. Juíst bij spoed, loont het om vóóraf de inkoopadviseur te betrekken.

Investeringskredieten 
Er is sprake van een minimale overschrijding van in 2025 afgesloten kredieten van € 9.669. Dit is minimaal ten opzichte van de waarde van de (geraamde) kredieten.

Bevindingen en verloop kwaliteit- en interne controle
Uit de interne controles maken we op dat we steeds beter "in control" komen op onze processen. Aandachtspunten  blijven dat we op onderdelen nog verbeterslagen moeten doorvoeren in actueel houden van relevante documenten, volledigheid van dossiers en bewaken termijnen. In het borgen van de opvolging van de benodigde verbeteringen hebben we afgelopen een slag gemaakt door in rapportages en gesprekken expliciet maken wie wat wanneer gaat doen. Tegelijkertijd zien we dat níet alles tegelijk kan en lukt; er is veel te doen waarbij voor veel collega's focus ligt op dienstverlening aan inwoners en inhoudelijke dossiers. Soms komt het bijhouden van een dossier, doorvoeren van een verbetering of nakomen van een termijn daardoor onbedoeld in de knel. Afgelopen jaar constateerden we bijvoorbeeld:

• Het is én blijft het een uitdaging dossiers op orde te hebben ten behoeve van naslagwerk. Bijvoorbeeld in processen van Jeugd en Wmo. We zetten in op maximale dienstverlening aan zij die het nodig hebben. Met de implementatie van Zorgned (ter vervanging van drie andere systemen) verwachten we dat het bijhouden van de administratie en volledigheid van dossier eenvoudiger is en beter wordt bijgehouden.
• We zien dat we soms een (wettelijke) termijn missen. Bijvoorbeeld door het niet tijdig vaststellen van subsidies of opstellen van persoonlijke inburgergingsplannen (binnen 10 weken).
• In 2025 is het mandaatbesluit geactualiseerd. Deze was aan actualisatie onderhevig. Veel afwijkingen van het mandaatbesluit op niveau van functionaris zijn daarmee verholpen. Desondanks hebben we in een aantal situaties en processen vastgesteld dat beschikkingen of besluiten niet door de juiste functionaris zijn ondertekend.
• Afgelopen half jaar is wel nadrukkelijker onze kwetsbaarheid in kennis – en daarmee juiste toepassing – van allerhande BTW en andere fiscaal-gevoelige regelingen zoals de WKR naar voren gekomen. We hebben hier aan de achterkant eenmaal per twee jaar wel een (externe) analyse op, maar we willen hierop naar de voorkant bewegen. Het “hoe” hiervan vraagt nog om uitwerking.

Interim-controle accountant 2025 en opvolging
De bevindingen van de interim-controle door de accountant sluiten aan op bovenstaande hoofdlijnen. De accountant ziet investeringen in de interne controle en toename van grip op processen. Tegelijkertijd merkt de accountant o.a. op dat ze kwetsbaarheden ziet in de continuïteit van werkzaamheden in geval van vacatures en ziekte in relatie tot het grote aantal éénpitters. Ten aanzien van de jaarrekening wijst de accountant met name op het belang van een controle op de prestatielevering van kleine aanbieders van jeugd en wmo. Mede in relatie tot de kleinere marge in de fouten en onzekerheden (2% i.p.v. 3%). Een meer uitgebreide toelichting heeft uw raad ontvangen (middels raadsbrief D474574). Van de 31 aanbevelingen van de accountant uit de interim-controle hebben we inmiddels 17 afgerond en 14 zijn (nog) onderhanden. Alle punten zijn daarmee belegd en onder de aandacht.

Procesverbetering
Ten aanzien van procesverbetering hebben we in 2025 het inkoopproces doorgelicht. Aanleiding is dat we in periode 2022 t/m 2024 een stevige toename zagen in niet (juist) doorlopen inkoopprocedures. Inmiddels hebben we hier meer grip op. Tegelijkertijd blijft aandacht nodig voor het prestatieverklaren en het (in één keer goed) coderen van een factuur. Dit hangt o.a. samen met een goede training van budgethouders. Deze interne training is in een nieuw jasje gestoken en start in het tweede kwartaal van 2026.

Afgelopen jaar hebben we ook het proces voor aanvragen van subsidies voor Welzijn, Zorg, Sport en Cultuur gedigitaliseerd. Dit betekent dat aanvragers hun documenten niet meer op papier hoeven aan te leveren of per mail, maar dat dit via het digitale portaal van de gemeente Brummen kan. De aanvraag wordt zo een workflow en direct opgenomen in ons zaaksysteem. Naast gebruikersgemak voor de aanvrager, ondersteunt deze manier van werken ons administratieve proces. Volledigheid van het dossier, bewaken van voortgang en toepassen van controle door vier-ogen-principe is zo (beter) geborgd.

Ook in 2026 blijven we inzetten op procesverbetering. Dan ligt de nadruk op verbeteren van dienstverlening middels aanbieden van e-formulieren (diverse processen) en e-diensten (burgerzaken)

Personeel en Organisatie
De gemeentelijke organisatie werkt vanuit de kernwaarden dichtbij, aandacht, samen en bewust.
We hebben te maken met een arbeidsmarkt waar schaarste heerst. Daarom is het noodzakelijk om te werken aan het versterken van onze positie op de arbeidsmarkt. Wat maakt Brummen als werkgever aantrekkelijk en uniek? 

Focus en oplossingsrichtingen
In 2025 lag de focus op het in balans brengen en prioriteren van onze ambities, met bijzondere aandacht voor het borgen van voldoende personeel met de juiste kwalificaties. We hebben stevig ingezet op arbeidsmarktcommunicatie en het stimuleren van interne doorstroom. Dit heeft geleid tot het succesvol invullen van 94% van de openstaande vacatures. Vacatures stonden gemiddeld 33 dagen open en trokken gemiddeld 11 sollicitanten. Voor specialistische functies binnen Control, Informatiebeveiliging & Privacy en Omgevingsrecht blijft de arbeidsmarkt echter krap. Vanwege het belang van tijdige invulling in relatie tot wet- en regelgeving is inhuur op deze posities noodzakelijk.

Naast het versterken van onze arbeidsmarktbenadering hebben we ingezet op duurzame inzetbaarheid. Bij langdurig zieke medewerkers is gerichter gekeken naar mogelijkheden voor interne herplaatsing, wat heeft geleid tot meerdere succesvolle trajecten. Het ziekteverzuim is gedaald met 1,79 procentpunt naar 5,74%, wat onder het landelijk gemiddelde voor openbaar bestuur en overheidsdiensten ligt (voorlopige CBS-cijfers 2025: 6,4%).

De daling van het verzuim is mede het resultaat van het toepassen van ons inzetbaarheidsbeleid, het aanscherpen van het verzuimprotocol, het scholen van coördinatoren en managers in hun rol bij de begeleiding van medewerkers en de inzet van een Praktijkondersteuner Bedrijfsarts.

Formatiebegroting
In maandelijkse driehoeksoverleggen tussen HR, financiën en management worden de formatie, de loonsom en inhuurkosten gemonitord. De basis hiervoor is gelegd in 2024 en is in 2025 bestendigd als sturingsmiddel voor de formatie. 

De gemeente beschikt over een gedragscode integriteit. Deze gedragscode is opgenomen in het Personeelshandboek. De gedragscode is de basis en geldt als minimumkader en is aanvullend op bestaande wet- en regelgeving. In de gedragscode zijn onder andere regels opgenomen over het aannemen van geschenken, melden van nevenwerkzaamheden, gedrag in de privésfeer, et cetera.

Nieuwe medewerkers en externe inhuur zijn verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Na indiensttreding wordt de ambtseed of -belofte afgenomen en uitleg gegeven over de gedragscode en het integriteitsbeleid, onderbouwd met casuïstiek. Ingehuurde personeelsleden tekenen een integriteitsverklaring.

In 2025 is gewerkt aan een update van het integriteitsbeleid, deze wordt in 2026 uitgerold. Het beleid van de ambtelijke organisatie en de politieke ambtsdragers sluit daarin beter op elkaar aan. Door middel van routekaarten is inzichtelijk gemaakt waar je als medewerker en als Politieke Ambtsdrager terecht kunt voor het melden van integriteitsschendingen en (vermoeden) misstanden. Dit wanneer een kwestie niet onderling oplosbaar is of dusdanig ernstig dat van de medewerker of Politieke Ambtsdragers niet verwacht kan worden het interne gesprek hierover aan te gaan.

De totale aflossing mag niet hoger zijn dan 20% van de begroting van het betreffende jaar. In 2025 hebben we dit niet overschreden.

Data gedreven werken
Data gedreven werken is een innovatieve en strategische ontwikkeling die voor inwoners, bedrijven, overheden, organisaties en de samenleving als geheel veel voordelen kan bieden. Data kunnen worden gebruikt om meer kennis en inzicht te verwerven en meer gefundeerde beslissingen te nemen, met als doel de organisatie te verbeteren of innoveren. Bovendien maakt data gedreven werken de dienstverleningsprocessen inzichtelijker en kunnen we deze monitoren en bijsturen. Data zijn daardoor ondersteunend, zo niet noodzakelijk bij een goede bedrijfsvoering. Onze organisatie heeft al een eerste stap gezet richting data gedreven werken, maar er is nog veel ruimte voor verdere ontwikkeling. Momenteel wordt de eerste hand gelegd aan het datawarehouse van de gemeente Brummen. Met het datawarehouse kunnen we data uit verschillende bronnen centraliseren, structureren en analyseren om betere, data gedreven beslissingen te nemen.
 
Digitaal archief
Het juist vastleggen en toegankelijk houden van de digitale informatie wordt steeds meer noodzakelijk in onze dagelijkse werkzaamheden. We spreken dan niet alleen over het zaaksysteem, maar ook over andere backoffice applicaties waarin zaakgericht gewerkt en gearchiveerd wordt. De juiste informatie moet teruggevonden kunnen worden door de juiste personen op het juiste moment. Daarnaast wordt het door het juist vastleggen van die informatie het ook mogelijk om managementinformatie te genereren, wat weer van belang is voor datagedreven werken en -sturen. Deze werkwijze wordt de norm in een digitale- en datagedreven toekomst. De focus zal daarom niet alleen liggen in technische ontwikkelingen, maar ook in hernieuwde werkafspraken, houding en gedrag en de sturing daarop.

Archiveren by design is de basis van zaakgericht werken en alle informatiewetten die de komende jaren in werking treden. Archiveren begint al bij de aanbesteding en later de inrichting van een nieuwe applicatie waarin informatie verwerkt wordt. E-formulieren zullen aan de basis staan van het digitaal archiveren en dragen bovendien bij aan een betere digitale dienstverlening. We spelen hier gelijk in op de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Veel van onze diensten zijn al gedigitaliseerd, maar we zijn nog niet klaar. Zo zijn we bezig met het optimaliseren van de processen rondom de Woo en informatieverzoeken. We gaan dit jaar ook een start maken met het digitaal aanbieden van diensten bij de afdeling KCC/Burgerzaken.

Intussen is er een e-depot beschikbaar bij het Regionaal Archiefcentrum Zutphen (hierna RAZ). Op dit moment staan daar voornamelijk bouwdossiers, maar in de toekomst zullen ook onze overige te bewaren zaakdossiers naar dit e-depot gebracht worden. We gaan van archiefruimte naar serverruimte. Afgelopen jaar is een grote sprong gemaakt met het digitaliseren van de bouwdossiers. Dit jaar worden de laatste restjes verwerkt en hebben we 30 jaar aan bouwdossiers gedigitaliseerd (van 1980 tot 2010). We maken ook een start met het digitaliseren van ons hybride bouwarchief, zodat we uiteindelijk alle bouwvergunningen digitaal kunnen aanbieden aan zowel collega’s als inwoners. Zo kunnen we iedereen sneller helpen, want de tijd die het kost om dossiers te vinden en uit te lenen, wordt hiermee tot nul gereduceerd.