E. Bedrijfsvoering

Het realiseren van doelstellingen is mede afhankelijk van een goede sturing en van een goede interne bedrijfsvoering. In deze paragraaf gaan we in op actuele ontwikkelingen op het terrein van de bedrijfsvoering.

Als vertegenwoordiger van de inwoners van onze gemeente heeft de gemeenteraad een kaderstellende en controlerende rol. Middels de begroting stelt de raad vast welke doelen de gemeente nastreeft, de maatregelen die daarvoor worden genomen en de middelen (personeel en geld) die hiervoor beschikbaar zijn. Via de twee bestuursrapportages kan hierop gecontroleerd en bijgestuurd worden.

In 2024 hebben we ingezet op twee ontwikkelingen: scherper of realistischer begroten en het verder ontwikkelen van de kwaliteit van de P&C-documenten.

De afgelopen jaren hebben we meermaals grote overschotten gekend bij de jaarstukken. In het licht van het ravijnjaar hebben we onderzocht of er mogelijkheden waren om, op basis van de resultaten van de voorgaande jaren, aanscherpingen te maken in hoe de ramingen worden opgesteld. Dit heeft geresulteerd in unanieme steun van de gemeenteraad voor het doorvoeren van het zogenoemde "Scenario 1: Scherper ramen". Samen met het financiële afsprakenkader heeft dit geleid tot een sluitende meerjarenbegroting.

Daarnaast was er in voorgaande documenten sprake van onevenwichtigheid tussen de verschillende programma's. Dit had te maken met hoe uitgebreid programma's werden toegelicht, maar ook in de hoeveelheid concrete maatregelen die waren opgenomen. In de Programmabegroting 2025-2028 is hier extra aandacht aan besteed en zijn ook meetbare doelen (KPI's) opgenomen om de controlerende rol van de raad te versterken.

Bij de verantwoording over de jaarstukken spelen twee begrippen een rol: rechtmatigheid en getrouwheid. Rechtmatigheid houdt in dat de (financiële) handelingen van de gemeente in het boekjaar in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Getrouwheid houdt in dat de jaarstukken een juist en volledig beeld geven van het boekjaar. Voorheen toetste de accountant de jaarstukken op beide onderdelen en waren deze onderdeel van de controleverklaring van de accountant. Met ingang van de jaarstukken 2023 legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af over rechtmatigheid. De accountant geeft nog steeds een oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken. Daarmee toetst de accountant ook de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De verandering heeft tot doel om het gesprek over rechtmatigheid te laten plaatsvinden tussen gemeenteraad en college. De rechtmatigheidsverantwoording over 2024 is opgenomen als onderdeel van de Jaarrekening, toelichting op de baten en lasten.

Hier benoemen we relevante zaken die samenhangen met de rechtmatigheidsverantwoording, maar die - conform eigen regelgeving of BBV - thuishoren in de toelichting van de paragraaf bedrijfsvoering.

Naleving M&O-beleid
In 2023 hebben we een nieuwe Nota misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. We hebben afgesproken over naleving van het M&O-beleid in deze paragraaf te rapporteren.

Misbruik is het opzettelijk verkeerd gebruiken van middelen, regels of macht voor persoonlijk voordeel of om anderen schade te doen. Het kan bijvoorbeeld gaan om het onterecht gebruiken van gemeentegeld of informatie. Oneigenlijk gebruik is het gebruiken van middelen, regels of voorzieningen op een manier waarvoor ze niet bedoeld zijn. Dit gebeurt soms zonder kwade bedoeling, maar het past niet binnen de regels of het beoogde doel.

Het toetsingskader van het M&O beleid kent zijn uitwerking in specifieke regelingen, verordeningen en processen. We hebben risicogebieden geïdentificeerd waarbij we op basis van classificatie (licht, middel, zwaar) beheersmaatregelen definiëren en classificeren. Waar mogelijk toetsen we de opzet, bestaan en werking van het beleid via (verbijzonderde) interne controle.

Ten aanzien van 2024 kunnen we hierover het volgende melden:

• Uit de interne controles op de verschillende processen is niet gebleken dat zich situaties hebben voorgedaan waarin eenduidig sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik. We zien dat in de dossiervorming ten aanzien van het vaststellen van identiteit in de processen Jeugd en Wmo we achteraf niet kunnen controleren of controle van identiteit feitelijk heeft plaatsgevonden. In het proces is dit wel opgenomen als essentiële stap, maar bewijs dat dit is gebeurd, is in dossier niet altijd terug te vinden. 
• Door een fout in het berichtenverkeer met het CAK heeft een groep inwoners die gebruikmaakt van een WMO-voorziening onterecht een bedrag op hun rekening gestort gekregen. In totaal ging het om een bedrag van €31.221. Hier heeft een herstelactie op plaatsgevonden. Dit heeft niet geleid tot volledig terug ontvangen van onterecht gestorte gelden. Tot en met 28 maart 2025  is hiervan €8.114  terug ontvangen.
• De gemeente Apeldoorn voert op onderdelen werkzaamheden voor de gemeente Brummen uit. Uit de verantwoording hierover blijkt dat in 2024 er voor een bedrag van € 64.232 teruggevorderd is aan bijzondere bijstand.

M&O-beleid vraagt om continu scherp zijn met elkaar. Hebben we de processen goed ingericht? Waar lopen we risico’s? Waar nemen we – omwille van dienstverlening en voorkomen bureaucratie – expliciet een risico? Jaarlijks actualiseren we de processen op dergelijke risico’s. Tegelijkertijd vraagt dit ook om een actieve frauderisicoanalyse. Deze is in 2024 niet uitgevoerd. Deze voeren we wél uit in 2025.

Toelichting fouten boven rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

Ten aanzien van de rechtmatigheid hebben we afgesproken dat we een rapporteringstolerantie hanteren van 0,1% (zijnde € 85.896) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Afwijkingen lichten we toe in deze paragraaf en de rechtmatigheidsverantwoording. 

Inkoop
Het gaat om 18 afwijkingen (totaal €1.250.995) rond inkoop waarbij we op enig moment de Europese aanbestedingsgrens overschreden door inhuur van dezelfde type functionaris, meerwerk of verlenging van het contract. Het gaat om vijf leveranciers waarbij de onrechtmatigheid de rapportagegrens overschrijdt, met een totaal van € 1.171.521. Bij vier andere leveranciers is er óók sprake van onrechtmatige inkoop, maar per leverancier blijft dit onder de rapportagegrens. Het totaal hiervan is € 79.467.
Daarbij zijn er in 25 situaties afwijkingen geconstateerd van de Gids Proportionaliteit. In ons inkoopbeleid hebben we afgesproken deze als leidraad te hanteren. In 25 gevallen hebben we hier dus van afgeweken.

In drie gevallen is een “position paper” opgesteld. Dit zijn gevallen die niet evident rechtmatig zijn. De opdrachten zijn in eerste instantie als onrechtmatig beoordeeld vanuit de interne controle. Op basis van aanvullende toelichtingen en onderbouwingen zijn de opdrachten daarna toch als rechtmatig beoordeeld.
Ten behoeve van dienstverlening aan inwoners en realisatie van onze ambities kopen we veel in. In sommige situaties moeten en willen we snel handelen. Bijvoorbeeld omdat een leverancier zelf geen verlenging van het contract meer aan wil gaan. Of vanwege het snel moeten aantrekken van tijdelijke capaciteit of inhuur. Om steeds beter grip te krijgen op inkoop en inkoopvoordelen te realiseren, werken we aan beter zicht op lopende contracten via een contractbeheersysteem. We analyseren het inkoopproces en voeren  verbeteringen door, zodat de inkoopadviseur conform ons inkoopbeleid actief benaderd wordt bij inkoopbehoeften. Zo kunnen we aan de voorkant expliciet bewuste keuzes maken waardoor we achteraf minder onrechtmatigheid hebben.

Investeringskredieten
In 11 situaties is er sprake geweest van een beperkte overschrijding van het toegekende investeringskrediet. In totaal gaat het om een bedrag van € 104.164. Dit betreft negen overschrijdingen bij toegekende kredieten t.a.v. gebouwen voor een waarde van € 86.230. In twee situaties betreft het overschrijding van twee kredieten voorbereidingskosten GREX (WVG-locaties) voor een totale waarde van € 17.934. 

Bevindingen en verloop kwaliteit- en interne controle
Uit de interne controles maken we op dat we steeds beter "in control" komen op onze processen.  Toch blijkt dat we op onderdelen nog verbeterslagen moeten doorvoeren in actueel houden van relevante documenten, volledigheid van dossiers en bewaken termijnen. In het borgen van de opvolging van de benodigde verbeteringen hebben we afgelopen een slag gemaakt door in rapportages en gesprekken expliciet maken wie wat wanneer gaat doen. Tegelijkertijd zien we dat níet alles tegelijk kan en lukt; er is veel te doen waarbij voor veel collega's focus ligt op dienstverlening aan inwoners en inhoudelijke dossiers. Soms komt het bijhouden van een dossier, doorvoeren van een verbetering of nakomen van een termijn daardoor onbedoeld in de knel. Afgelopen jaar constateerden we bijvoorbeeld:

• Het is én blijft het een uitdaging dossiers op orde te hebben ten behoeve van naslagwerk. Bijvoorbeeld in processen van Jeugd en Wmo. We zetten in op maximale dienstverlening aan zij die het nodig hebben. Maar conform proces de administratie bijhouden blijft lastig in tijden van werkdruk en krappe arbeidsmarkt.
• We zien dat we soms een (wettelijke) termijn missen. Bijvoorbeeld door het niet tijdig vaststellen van subsidies of opstellen van persoonlijke inburgergingsplannen (binnen 10 weken). 
• Eind 2024 is het proces gestart om het mandaatbesluit te actualiseren. Deze was verouderd. Daardoor hebben we in een aantal processen vast moeten stellen dat beschikkingen of besluiten niet door de juiste functionaris zijn ondertekend.
• Ten aanzien van prestatieleveringen Jeugd en Wmo van leveranciers die niet gecontracteerd zijn via de regio, maar door onszelf hebben we nog slagen te maken. Bij herindicaties checken we dit zorgvuldig, maar op andere momenten of in geval van berichtenverkeer 315 doen we dit niet. En juíst in het  werken buiten regionaal gecontracteerde leveranciers om, lopen we risico's en moeten we zelf méér controleren om zeker te weten dat de afgesproken zorg geleverd wordt. 
• Bij inkoop van goederen, diensten of werken is het tijdig betrekken van de inkoopadviseur, prestatieverklaren en coderen van facturen een verbeterpunt. Hiermee zijn we - middels een procesverbetering - mee aan de slag.
• Een ander aandachtspunt is het tijdig de juiste tarieven te publiceren. Bijvoorbeeld in het geval van leges voor bijvoorbeeld vergunningen, paspoorten, etc. Dit jaar is dat niet goed gegaan, waardoor we deze hebben moeten opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De waarde ligt onder de rapportagegrens van 0,1%. We zullen scherper toezien op het proces van tijdige publicatie. 

Interim-controle accountant 2024 en opvolging
De bevindingen van de interim-controle door de accountant sluiten aan op bovenstaande hoofdlijnen. De accountant ziet investeringen in de interne controle en toename van grip op processen. Tegelijkertijd waarschuwt de accountant ons (specifiek t.a.v. de controle van de jaarrekening) voor onduidelijkheden in het inkoopproces, prestatieleveringen t.a.v. Jeugd en Wmo én het risico's als gevolg van het uitbesteden van de salarisadministratie. Wij hebben uw raad (middels raadsbrief D452046) aangegeven hoe wij deze punten oppakken.

Procesverbetering
Ten aanzien van procesverbetering hebben we in 2024 een start gemaakt met de procesverbetering van het inkoopproces. Aanleiding is dat we in periode 2022 en 2023 een toename zagen in niet (juist) doorlopen inkoopprocedures. Hierdoor ontstond en hebben we nog steeds te maken met een financiële onrechtmatigheid bij inkoop als inhuur. Ook prestatieverklaren en het (in één keer goed) coderen van een factuur vragen om aandacht.  Ook de accountant heeft tijdens de interim-controle  aandachtspunten benoemt. In Q2 2025 is dit gereed. Eind 2024 hebben we procesmatig afspraken gemaakt voor het oppakken van andere procesoptimalisaties in 2025. Focus ligt hierbij op dienstverlenende processen aan inwoners, bedrijven en (maatschappelijke) organisaties.  Het verbeteren van het subsidieproces is hier één van. 

Personeel en Organisatie
De gemeentelijke organisatie werkt vanuit de kernwaarden dichtbij, aandacht, samen en bewust. Vanuit het bestuurskracht onderzoek is een ontwikkelspoor organisatieontwikkeling ingezet waarbij de periode 2022-2026 in het teken staat van het staan van het opnieuw, dan wel aangepast vormgeven en versterken van de structuur en werking van de organisatie. In dit kader is er voor gekozen om de hoofdstructuur terug te brengen van 5 naar 3 domeinen. Met ingang van 1 januari 2024 zijn de procesmanagers naast verantwoordelijk voor het proces ook hiërarchisch verantwoordelijk voor de mensen werkzaam in zijn/haar domein en de bijbehorende loonsombudgetten. De rol van coördinator heeft daarnaast in 2024 verder vorm gekregen. De focus binnen de organisatie heeft gelegen op het aanpassen en verbeteren van de stuurinformatie.

Strategische Personeelsplanning
In 2023 is onder begeleiding van Berenschot een SPP (Strategische Personeels Planning)-project doorlopen.  De personele knelpunten zijn met oplossingsrichtingen in kaart gebracht. In 2024 is het SPP-traject in lijn gebracht met de reguliere P&C-cyclus. Het SPP dient jaarlijks als input voor de perspectiefnota en vervolgens voor de begroting. 

Krapte op de arbeidsmarkt
Net als vele andere organisaties heeft ook Brummen in 2024 te maken gehad met een arbeidsmarkt waarin schaarste heerst. Vacatures stonden langer open om voldoende gekwalificeerde reacties te ontvangen. In 2024 is geïnvesteerd in de online zichtbaarheid van Brummen middels deelname aan activiteiten via Werken in Gelderland zoals de werkbelevingsweek, het programma Starters in Geldeland waarmee medewerkers naast een arbeidsovereenkomst een breed georiënteerde opleiding volgen voor instroom in de Fysieke Leefomgeving. Daarnaast is ervoor gekozen om de erkenning als leerbedrijf uit te breiden met ICT om zo middels stages en leer-werktrajecten in te zetten om toekomstige IT-ers aan ons te kunnen binden en de zichtbaarheid op scholen te vergroten.

Duurzame inzetbaarheid
Het is van essentieel belang om gericht in te spelen op het belang van duurzame inzetbaarheid. Dat gaat over vitaliteit, maar ook over het bieden van meer ruimte aan werknemers om in te spelen op wat in hun leven nodig is, persoonlijke en professionele ontwikkeling. Ook in 2024 bleef de focus op de thema’s mobiliteit, vitaliteit, ontwikkeling, medewerkerstevredenheid en de balans belasting – belastbaarheid groot. In dit kader is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor aanvullende activiteiten waarmee verbeterd beleid kan worden opgesteld en geïmplementeerd.

RI&E
Vanuit de regelgeving over de arbeidsomstandigheden is het verplicht om een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) uit te voeren. In 2024 heeft er een RI&E plaatsgevonden. Het plan van aanpak dat hieruit is voortgekomen zal zijn doorwerking hebben in 2025 e.v. in planmatige aandachtspunten. De Arbowet verplicht organisaties de RI&E actueel te houden. 

Formatie, loonsombeheer en inhuurkosten
De vraag vanuit de samenleving is aan verandering onderhevig. Het is daarom noodzakelijk om continu te peilen welke nieuwe ontwikkelingen in wettelijke taken, ambities en afspraken uit het bestuursakkoord op ons afkomen.  In 2024 is gestuurd op de vastgestelde fte-begroting. Uitbreiding van capaciteit is via het vastgestelde proces beoordeeld. De invulling van formatie, de loonsom en inhuurkosten wordt gemonitord door management, HR en financiën door middel van maandelijkse overleggen.

Ontwikkeling aantal fte's
In de Perspectiefnota 2024 waren een aantal formatie-uitbreidingen opgenomen om de bestuurskracht te versterken en een aantal knelpunten op te lossen.  Zo werd functie van strategisch bestuursadviseur ingevuld, de beleidscapaciteit van openbare ruimte en sociaal domein vergroot. Ook in de uitvoering van het sociaal domein kon er een groot deel van de formatie-uitbreiding worden ingevuld.

Het totaal van deze uitbreidingen maakte dat de ambtelijke organisatie in 2024 met 12,3 fte toenam van 178,72 naar 191,02 fte. Hiermee werd opvolging gegeven aan de eerdere besluitvorming door de gemeenteraad (juni 2023) inzake de Jaarstukken 2022 (incl. bijlage D406612), de Notitie Investeringen Organisatie (D409114 / D405940) en de 1e Bestuursrapportage 2023.

Loonsomontwikkeling
In 2024 hebben we te maken gehad met onderbezetting bij het personeel. Waar we bij Programmabegroting 2024-2027 nog uitgingen van een totale formatie van 193 fte. (inclusief griffie) is er een gemiddelde bezetting van 171,1 fte geweest. Dit leidt ertoe dat de loonkosten voor vast personeel met € 2,8 miljoen fors lager uitvallen dan begroot. De inhuur om deze vacatureruimte op te vangen in 2024 bedroeg € 1,5 miljoen. Per saldo resteert er in de vaste formatieruimte circa € 1,3 miljoen. Daarentegen is er meer inhuur ingezet om afwezigheid vanwege ziekte of zwangerschap op te vangen. Deze budgetten leveren een nadeel op van circa € 460.000. 

In 2024 is gewerkt aan het verbeteren van de managementinformatie op het gebied van personeelslasten. Maandelijks bespreekt het management de huidige en de geprognotiseerde uitputting van de budgetten. Mede daardoor kon bij de Tweede Bestuursrapportage al een prognose worden  afgegeven. Destijds was de verwachting dat er in 2024 € 500.000 aan loonbudget over zou blijven. Inmiddels blijkt dat er € 719.000 resteert. Aangezien er al rekening was gehouden met onderuitputting, betekent dit per saldo een voordeel van € 219.000.

De gemeente beschikt over een gedragscode integriteit. Deze gedragscode is opgenomen in het Personeelshandboek. De gedragscode is de basis en geldt als minimumkader en is aanvullend op bestaande wet- en regelgeving. In de gedragscode zijn onder andere regels opgenomen over het aannemen van geschenken, melden van nevenwerkzaamheden, gedrag in de privésfeer, et cetera. 
Nieuwe medewerkers en inhuurkrachten zijn verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Voor aangewezen functies is een VOG-P verplicht. Na indiensttreding wordt de ambtseed of -belofte afgenomen en uitleg gegeven over de gedragscode. Er wordt ook casuïstiek behandeld. Ingehuurde personeelsleden tekenen bij start werkzaamheden een integriteitsverklaring.

De totale aflossing mag niet hoger zijn dan 20% van de begroting van het betreffende jaar. In 2024 is de renterisico-norm niet overschreden.

Data gedreven werken
Datagedreven werken is een innovatieve en strategische ontwikkeling die voor burgers, bedrijven, overheden en organisaties en de samenleving als geheel veel voordelen biedt. Dit vanuit het idee dat met inzichten verkregen uit data betere beslissingen kunnen worden genomen (beleids- en besluitvormingstraject). Data is ondersteunend zo niet noodzakelijk bij een goede bedrijfsvoering, het vormen van beleid en bij de ondersteuning/monitoring van de uitvoering daarvan. De potentie van aanwezige in- en externe data is groot. Maar wordt door onze organisatie nog onvoldoende benut vanwege gebrek aan noodzakelijke kennis, competenties, capaciteit en budget. Met gerichte datapilots, zoals de Monitor Sociaal Domein, gaan we deze fundamentele (data)kennis opbouwen, datatoepassingen ontwikkelen en verkrijgen we beter inzicht in wat organisatorisch en financieel op de lange termijn nodig is.  

Digitaal archief

Het juist vastleggen van informatie krijgt meer nadruk in onze dagelijkse werkzaamheden. Dit jaar werken we aan de verdere bewustwording van het goed vastleggen van informatie in de vorm van introductietrainingen en herhaalcursussen. Ook zetten we een frame op waarmee kwaliteitscontroles uitgevoerd kunnen worden op het informatiebeheer van de hele organisatie.

Het e-depot is volop in ontwikkeling. We digitaliseren onze bouwdossiers en dragen die digitaal over aan het Regionaal Archiefcentrum Zutphen (RAZ). Zo kunnen collega’s rechtstreeks bij het RAZ hun dossiers opvragen en gelijk toegang krijgen tot bouwdossiers.

Het digitaliseren gaat dit jaar door, zodat ook die bouwdossiers makkelijker opgevraagd kunnen worden bij het RAZ.